как проводить инвентаризации в торговле

Особенности проведения современной инвентаризации в розничной торговле — PL Engineering

Материал из PL Engineering

Особенности проведения современной инвентаризации в розничной торговле

– «пионер» . При постоянных расширении, открытии и закрытии магазинов, необходимости поставок товаров и учёта остатков на складах не удивительно, что именно ритейлеры используют современные инструменты и технологии инвентаризации активнее многих других отраслей. Законодательство России в области инвентаризации открытых акционерных обществ предписывает проводить инвентаризацию раз в три года. Но ритейлу инвентаризация нужна не просто «для галочки». Розничная торговля – , в которой, как правило, документация ведется очень аккуратно и грамотно, поскольку от контроля напрямую зависит прибыльность бизнеса. Но везде присутствует человеческий фактор, и ошибиться или потерять важный документ при стремительном изменении ситуации, открытии и закрытии магазинов, увы, легче лёгкого! Таким образом, руководство не всегда имеет точное представление о том, что из оборудования у него есть на остатке, при том, что сведения эти необходимы.

Ещё десятилетие назад инвентаризация являлась «головной болью» каждого предприятия, в какой бы сфере оно ни функционировало. Раньше инвентаризацию в розничной торговле проводили вручную – ревизоры бродили по магазину, разыскивая заявленные в инвентаризационной описи предметы и товары, вручную помечали у себя в списке наличие, оставляли метки на мебели, кассовых аппаратах и прочем имуществе, создавая беспорядок в помещении магазина и на складах. Далее эти данные передавались бухгалтеру, который, в свою очередь, вручную фиксировал их у себя в программе. Инвентаризационная опись содержит огромное количество наименований, поэтому на проведение инвентаризации «от и до» тратилось огромное количество времени. Но за последнее десятилетие технологии инвентаризации шагнули далеко вперёд, и технически стало возможным проводить инвентаризацию крупных торговых объектов и складов за считанные часы и с минимумом неудобств для компаний. Многие торговые компании до сих пор не владеют технологиями современной инвентаризации и даже не знают о них, между тем как крупнейшие розничные сети уже давно поставили «блага цивилизации» себе на службу.

Предприятия ритейла постоянно испытывают потребность в двух типах инвентаризации: инвентаризации основных фондов и инвентаризации товарных запасов. Инвентаризация основных фондов определяет количество, состав и состояние торгового оборудования (такого как кассовые аппараты, маркировочная техника, сканеры и др.), мебели и оргтехники (плазменные панели, вывески и указатели, станки и инструменты, погрузочно-разгрузочная техника и др.), автомобилей и других вещей, с помощью которых оформляется и функционирует магазин. Инвентаризация же товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе магазина – это продукты питания, алкогольная продукция, одежда и другие товары повседневного спроса.

Для решения проблем, связанных с учетом основных средств и товарных запасов, используется технология, основанная на штриховом кодировании. Носителем информации об учитываемом объекте является специальная этикетка со штриховым кодом. В настоящее время практически все товары питания и многие товары повседневного спроса, включая мебель и бытовую технику, оснащены штрих-кодом. Современная инвентаризация использует эту особенность, базируя свои быстрые методы учёта на сканировании штрих-кодов. Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета используются . Терминал сбора данных – устройство, сочетающее в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания . Такое сочетание создает возможность мобильного и автономного сбора информации, ее хранения и обработки.

Казалось бы, чего тут сложного – просто взять и пересчитать всё. Однако для того, чтобы не запутаться в многообразии предметов, отделов и магазинов, необходимо выстроить чёткую рабочую модель инвентаризации, предусматривающую все возможные варианты устранения ошибок и сбоев. Таким образом, предварительная подготовка является важной частью успешной инвентаризации. Перед началом инвентаризации специалистами-инвентаризаторами заранее составляются и утверждаются планы инвентаризации согласно потребностям той или иной компании и в соответствии с российскими стандартами инвентаризации. Для каждого случая разрабатывается персональный план организации и проведения инвентаризации. На основе этого плана компания затем получает максимально достоверные результаты о проведении подсчета имущества. Далее на предприятие приезжают специалисты, оснащённые специальными приборами. Специалисты руководствуются документами, указывающими, что именно они должны учитывать и для чего. Они проходят по торговому залу и считывают штрих-коды с предметов, попадающих под инвентаризацию. По итогам инвентаризации каждый прибор инвентаризатора содержит массу точной информации, которая затем передаётся на компьютер, где обрабатывается в графики и привычные таблицы формата Excel с помощью специальных программ.

Подсчёт основных средств, как правило, занимает больше времени и более трудоёмок, чем инвентаризация товарных запасов, поскольку все товары в магазине снабжены этикетками производителей в отличие от, например, продуктовых корзин покупателей, которые никак не пронумерованы. Если штрих-кодов на тех или иных предметах нет, инвентаризаторы самостоятельно на месте изготавливают их при помощи портативных принтеров. При инвентаризации применяются этикетки, устойчивые к влаге и другим внешним факторам воздействия. Наличие различных моделей ТСД позволяет успешно использовать данное решение как в помещениях (офис, отапливаемые склады и другое), так и на открытом воздухе в различных климатических условиях (неотапливаемые склады, оборудование, расположенное на улице, удаленные объекты учета и другое).

Инвентаризаторы приклеивают штрих-коды, сканируют их и идентифицируют описанный предмет в базе данных. В случае необходимости, когда посчитать точное количество весовых продуктов, таких как мясо, овощи, фрукты и т.д., невозможно, продукция взвешивается, упаковывается, и товарам присваивается определённая номенклатура.

source